第一章 总则
第一条为进一步明确书院党政分工合作、共同负责的运行机制，完善工作制度，促进书院议事民主化、科学化、规范化，保证书院行政工作高效、有序完成，提高会议质量和工作效率，制定本规则。
第二条书院院务会是组织实施党政联席会有关决议，研究和处理书院日常管理工作事项的重要会议。
第三条书院院务会实行民主集中制原则。
第二章 议题确定与议事范围
第四条书院院务会成员事先提交需会议讨论的问题给分管领导审批，由党政主要负责人协商后确定是否列入会议议题。凡未按流程提出的议题，且又非突发性重大事件需要临时动议的，一般不列入书院院务会会议议程。
第五条书院院务会讨论决定的事项为：
（一）传达学习上级有关需要院务会与会人员了解掌握和贯彻执行的重要会议、文件、重要批示指示精神以及书院党政联席会重大决策事项，部署安排贯彻落实措施、明确职责分工及期限要求。
（二）对已决定行政事项的工作进展情况进行检查督促、听取汇报和情况说明，并对相应具体问题、情况进行分析研究。
（三）书院的发展规划和年度计划、年度总结。
（四）书院日常规章制度的制定、修订和废止。
（五）书院日常经费预算，小额资金使用（10000元以下）。
（六）书院对外交流与合作相关事项。
（七）书院与二级学院的协同事宜。
（八）书院导师专业技术职务评聘、培训、参赛等事项。
（九）讨论制定书院人才培养方案、通识教育方案，研究书院各类导师的评聘。
（十）讨论学生休学、复学、学业警告、转专业申请等事项。
（十一）讨论书院评奖评优事项。
（十二）研究学生学习成才、素质拓展、求职创业等事项。
（十三）需要由院务会会议讨论决定的其他事项。
第三章 会议组织与召开
第六条书院院务会，根据议题内容确定由书记或院长召集、主持。
第七条书院院务会每两周召开一次，如遇重大突发事件可临时召集。除临时召集外，书院院务会的议题和有关材料需提前送达院务会会议成员处，以便做好议事准备。
第八条书院院务会成员为：党委书记、院长、副书记、副院长、教育管理办公室主任、素质拓展办公室主任、综合办公室主任、科职组织员。
第九条书院院务会议一般应在全体成员到会时方能召开。因故不能出席会议的，需向会议召集人请假。若出席会议的成员少于2/3，会议应改期进行。不能出席会议的成员，对会议议题如有意见和建议，可在会前提出。
第十条院务会会议议题涉及到相关辅导员或专项负责人时，在讨论到相关议题时可通知相关人员列席参会，汇报或讨论完毕即退场。
第十一条院务会议事时，凡涉及到本人及与本人有夫妻关系、直系血亲关系、近姻关系、近亲关系的利益、处分问题时，本人及有关成员应主动回避。
第十二条书院院务会议议事时，由综合办公室主任做会议记录。会议记录应详实、准确并由综合办公室主任保管，及时存档备查。
第四章 议事程序
第十三条书院院务会议事应一事一议。每一事项的议决，须由提出议题的成员作简要说明，出席会议的其他成员根据说明充分发表自己的意见，然后再做决定。
第十四条书院院务会议事，坚持少数服从多数的原则。任何决定的作出都须经应出席会议的成员过半数通过方为有效。对讨论的议题意见基本一致时可以进行口头表决；对经过充分讨论后仍有分歧的议题可进行举手表决；必要时也可采取无记名投票的方式表决。凡进行表决的事项，由会议主持人当场宣布表决结果。
第十五条书院院务会议作出的决定或决议，应形成会议纪要。会议纪要由党政主要负责人会签后印发或上报，并按档案管理规定存档保存。
第十六条对少数成员的不同意意见，应认真考虑。如对重要问题发生争议，双方人数接近，除在紧急情况下必须按照少数服从多数的原则执行外，可暂缓做出决定，待进一步调查、研究、充分交换意见后，下次会议再讨论。
第十七条对未能出席会议的成员，召集或主持人会后应向其转告本次会议的情况及其决定。
第十八条书院院务会中要求保密的内容都必须严格保密。
第五章 决定（决议）的执行与监督
第十九条院务会形成的决定或决议，全体会议成员必须按照各自的分工认真组织落实，并将落实情况及时向书院院务会汇报。明确由相关辅导员或专项工作负责人负责的，则由各分管领导传达或督办。
第二十条如个别成员对院务会议的决定或决议有不同意见，可以保留或向上级组织反映，但在本级或上级组织未作出改变之前，必须无条件执行。
第二十一条书院每位领导班子成员在具体执行院务会决定或决议的过程中，均不得擅自改变决定或决议的精神。如确需变更决定或决议，或急需作出新的决定，但又来不及召开院务会议的特殊情况下，可以由党政主要负责人统一意见后决定。但事后须及时向院务会会议成员通报，并需由院务会议予以确认。
第二十二条院务会的决议和决定在贯彻学院党政共同负责制的过程中实行问责制。由于决策产生的失误，院务会成员集体承担责任，其中主要领导负主要责任。执行中的失误，书记和院长根据分工分别负领导责任，分管领导负直接责任。
第六章 附则
第二十三条本规则自党政联席会通过之日起施行，由沁园书院负责解释。